2010/7/15

『仕事に役立つ文具術』B〜フラット・ファイル  文具・道具・器具


 整理と整頓は違う、という言い方があります。整理というのは分類やファイリングをして物事を検索したり取り出しやすくすることで、整頓というのは見た目を美しく、きちんとそろえることだというのです。書類を大きさごとにまとめると見たところはきれいですが、ただ揃えただけでは必要なものが取り出せません。その場合、整頓はできているが整理はできていない、ということになります。

 逆に、世の中には「片付け下手も極まれり」と言いたいくらい片づけが下手で、いつも机の上には書類の山、といった人がいます。よくもまあこれだけ積めるものだと感心するほどの山で、私はしばしば、その人の名前を取って『○○タワー』と呼んだりしていました。

 ほんとうに見栄えが悪く、うっかりその人の席が隣だったりするとしょっちゅう○○タワーが崩れてきて迷惑したりしますが、ただし、そういう人がいるからありがたいこともけっこうあります。

 なにしろ何でもかんで積んでおいて捨てるということがありませんから、私がなくしてしまった書類もほぼ確実にその人の机の上には存在するのです。おまけに書類は(これもほぼ確実に)、古い順に積んでありますから、それが配られた時期が特定されれば見つけ出すのも難しくありません。これなど「整頓はされていないが(配布順に)整理されている」の典型的な例でしょう。

 やはり「年と月日以外の分類はしない」というのがファイル管理のコツなのです。

 ただし、すべてが自分のものであって他に出さないというならそれでもいいのですが、やがて引き継ぐ係のファイルや、しょっちゅう持ち出さなければならないファイルだったりするとどうしても別立てにしなくてはならなくなります。そこでフラット・ファイルと呼ばれる紙ファイルに内容別に綴じるわけですが、このフラット・ファイル、ちょっと油断すると数があっという間に増えてしまいます。そしてそうなるとすぐに、整理(検索や取出しをしやすくする)の必要が出てきてしまいます。

 私は一時、年ごとにファイルの色を揃えてみたりもしました。しかしフラット・ファイル一冊に書類1年分がたった10枚ということもあって、もったいなくて仕方ありません。そこで2年・3年と同じものを使うのですが、そうなると色揃えも何もあったものではありません。いちいち色シールを貼って整理したこともありますがうまくいきません。そこで最終的に行き着いたのが、使用頻度・重要度別に分類する、という方法です。

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 そういうとかなり大変そうですが、これは実に簡単で、写真のように縦置きにしたフラット・ファイルは、使うたびに左の端に戻すよう習慣づけておけばよいのです。種類は関係なく常に左へ入れていくのです。

 すると不思議なことに、いつの間にか使用頻度が多いもの・重要なものは左に集まり、使わないものは右に残ります。右端に1年間も置かれるようなものはめったに使わないものですから、ダンボールにでも入れてロッカールームに持っていって良いようなものです。


 もうひとつ。
 私たちはしばしば、机の中にフラット・ファイルを入れ揃えることがあります。しかしファイルの背を上にして机に入れると重さでどんどん沈んで行き、最後にはファイルとファイルの間に挟まって見えなくなってしまうことがあります。

 私はそこで、100円ショップで買ってきた二連の本立てを2個入れるようにしています。これだとファイルやノートが沈んで困るようなことはありません。ただしこの場合だと「使った順に手前に移す」といったことができないので、使用頻度順の整理ができません。よほど使い慣れて目の行きやすいものか、逆にほとんど使わないファイルだけを厳選して入れないと、けっこう使いにくいものです。

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